A veces, en las bibliotecas se vuelve un desafío decidir qué hacer con las donaciones que llegan: no todos los materiales encajan en la colección, no siempre se sabe cómo preservarlos o redistribuirlos, y los/as donantes muchas veces desconocen el destino final de lo que entregan. En algunos casos, incluso, los/as donantes “persiguen” sus aportes, preguntando constantemente por su ubicación o uso, lo que dificulta que los/as bibliotecarios/as puedan organizar y trabajar con tranquilidad.

Para poner orden en esta dinámica, la Biblioteca CPAU (Consejo Profesional de Arquitectura y Urbanismo), presentó un reglamento para la recepción de donaciones de libros, revistas y otros materiales bibliográficos, que puede servir como modelo de referencia para otras bibliotecas de la Red Vitruvio. Cada institución puede adaptarlo según su espacio, recursos y criterios de colección, garantizando que las donaciones sean gestionadas de manera clara y eficiente.

Evaluación y destino de las donaciones

El modelo propone que toda donación sea evaluada previamente antes de su aceptación definitiva. La incorporación al catálogo o a la colección no es automática: la biblioteca puede decidir si integra el material, lo utiliza en actividades institucionales, lo redistribuye a otras bibliotecas o, en casos necesarios, lo descarta.

Condiciones de entrega y requisitos

El reglamento sugiere que los materiales sean entregados en buen estado, correctamente embalados y clasificados, y que no incluyan fotocopias, copias ilegales ni material deteriorado. Los gastos de traslado suelen correr por cuenta del donante, y las entregas deberían realizarse dentro del ámbito geográfico de la institución.

Derechos de la biblioteca y formalización de la donación

Una vez aceptada, la biblioteca adquiere derechos de propiedad y control sobre el uso futuro del material. No se emiten certificados de valoración económica ni existe obligación de informar al donante sobre el destino final. Para formalizar la entrega, se recomienda que el donante firme una declaración jurada que confirme su titularidad legal sobre los bienes donados, asumiendo la responsabilidad ante posibles conflictos legales.

Con este modelo, las bibliotecas pueden equilibrar los intereses de la institución y los donantes, garantizando que los materiales recibidos sean un recurso valioso y accesible para toda la comunidad usuaria, y que el personal pueda trabajar con tranquilidad y eficiencia.

Para conocer el reglamento completo y profundizar en su aplicación, los/as interesados/as pueden consultar el sitio oficial de la Biblioteca CPAU: https://www.cpau.org/nota/38924